7 tegn på at du bør investere i et ERP-system

Der kan være mange årsager til, at dit software-setup ikke længere kører på skinner og det kan være endnu sværere at opdage.

 

Røde tegn på at dit ERP kræver opmærksomhed

Måske har du kørt med det samme set-up i mange år.

Selv hvis du ikke har, så er det vigtigt at være opmærksom på, hvornår de røde advarselslamper begynder at blinke.

For de blinker faktisk slet ikke… Hvilket gør dem nemmere at ignorere.

Derfor har vi samlet 7 tegn, som bør få dine indre lamper til at blinke. Samt tænke over om det måske er på tide at investere i ERP?

Forhåbentligt bliver du skarpere til at opdage tegnene og reagere inden, at udløbsdatoen for din software bliver til en historie der starter med ‘kan du huske dengang’.

 

1. Forskellig software til forskellige processer

Snakker dit lager sammen med dit CRM?

Har du automatisk oplysningerne til at udfylde dine medarbejderes lønseddel, når de har registreret deres timer?

Og hvad med økonomien – skal du ud og samle oplysninger fra en række forskellige systemer for at bogføringen og regnskabet passer?

Sagt på en anden måde: skal du på noget tidspunkt indtaste den samme oplysning i mere end ét system?

Ved at bruge forskellige systemer til at håndtere forskellige driftsopgaver, så risikerer du (med stor sandsynlighed) en negativ indvirkning på effektiviteten i din virksomhed. Opbevaring af informationer forskellige steder uden automatisk opdatering når en ændring foretages, medfører unøjagtig viden og spildtid.

 

2.  Eksisterende software bliver afviklet

Gør du brug af et system, som den oprindelige udvikler allerede har (f.eks. Microsoft C5) eller i nærmeste fremtid (f.eks. Visma Stellar) vil stoppe med at investere i? Det betyder, at opdateringer og udvikling af softwaren vil ophøre. Fremadrettet vil dit system ikke blive supporteret og formentlig ikke længere være kompatibelt med nyt IT-hardware.

I nogle tilfælde vil eksterne virksomheder stille hosting af programmet og support i det omfang det kan lade sig gøre til rådighed. Dog bør dette ikke slukke for de røde lamper i dit hoved – tværtimod bør det kun anvendes indtil den rette erstatning er fundet og implementeret. Systemet er forældet uanset om det stadig kan bruges lokalt på din computer eller hostes udenom den oprindelig udvikler.

 

3. Systemhastigheden falder

I takt med at din virksomhed høster positive resultater og vokser, vil presset på dit system naturligt øges. Flere transaktioner og en større mængde data skal håndteres.

Men har dit system evnen til at vokse med din virksomhed?

Hvis ikke, vil du opleve at systemet ofte bryder sammen eller er blevet langsommere til at præsentere de svar, du søger. Et fald i systemhastigheden er ikke kun en frustrerende faktor for både medarbejdere og kunder, men det sætter også en begrænsning på vækstmulighederne.

Hertil og ikke længere..

Et stop eller en tilbagegang i væksten må aldrig skyldes, at systemet ikke kan følge med.  

 

 

4. Mangel på mobilitet

Hvor tilgår du dit system fra?

Forældede systemer præsenterer ofte udfordringer, når det kommer til mobilitet. Bundet til én computer, placeret på ét bestemt kontor skriger ikke ligefrem af effektivitet.

Ovenstående virker måske en anelse overdrevet (dog stadig realiteten for nogle virksomheder). Pointen er, at hvis du ikke kan bogføre i dit regnskabsprogram, mens du står på lageret eller dine medarbejdere skal forbi kontoret for at registrere deres timer – er din virksomhed overhovedet særlig mobil så?

Med mobilitet kommer fleksibilitet. Inden for de rammer, vil du kunne tilegne mere tid til værdiskabende aktiviteter som kan mærkes på bundlinjen.

 

5. Skaber nye arbejdsveje til at dække over mangler

Har du på et tidspunkt siddet på arbejde og tænkt ‘hvorfor er der ikke en knap/funktion/løsning til x’?

Lettere frustreret over manglen i systemet, har du måske vendt næsen mod det gode gamle regneark.

Men er det i virkeligheden ikke bare at feje problemet ind under gulvtæppet?  Regnearket kan bruges til at kompensere for manglerne i softwaren, men fjerner ikke det faktum at softwaren nu er utilstrækkelig i din hverdag.

Nye arbejdsveje bør ikke skabes på grund af manglende funktionalitet eller, at de skiftende krav i virksomheden ikke kan imødekommes af den nuværende software.

 

6. Dit system kan ikke tilgå informationer hurtigt nok

Vi er tilbage til det her med at bruge forskellige systemer, men det er desværre en standardløsning for mange virksomheder.

Opbevaring på tværs af forskellige systemer, regneark og alle mulig andre steder, gør det vanskeligt at få adgang til de nødvendige informationer, når de skal bruges. Samtidig er der stor sandsynlighed for, at der optræder forkerte oplysninger et eller flere steder – uden automatisk opdatering tages der ikke nødvendigvis forbehold for oplysninger indtastet i et andet system eller dokument. Du bruger ekstra tid på at sammenlægge data manuelt og, det tager længere tid at besvare dine kunders spørgsmål – da du skal tjekke alle systemer og dokumenter for eventuelle ændringer.

Virksomhedens system bør give medarbejderne adgang til den samme, nødvendige og korrekte information øjeblikkeligt, så der også kan videregives præcise og hurtige svar.

 

7. Det er ikke et match til DIN virksomhed

Alle de foregående seks punkter har på hver sin måde bidraget til dette syvende og sidste punkt, men det fortjener stadig lidt mere isoleret opmærksomhed.

Sidste punkt, men i virkeligheden det vigtigste af dem alle.

Matcher dit system med din virksomheds behov – i så fald er de foregående seks punkter uden betydning.

Udfordringen viser sig ofte helt i starten af processen, når ønsker og behov skal klarlægges. Mangelfuld eller fejlagtig identificering af behov kan hurtigt fører til forkert valg af system – ofte en standardløsning.

Årsagen er som regel, at det kan være svært at klarlægge mulighederne på markedet samt at begrænsningerne som regel ikke nævnes i overskriften.

Et ERP-system tager udgangspunkt i din virksomheds konkrete behov og, du slipper for at betale for noget du aldrig rigtig bruger. Desuden er det slut med frustrationer over manglende funktionalitet, løsningen er udarbejdet som et direkte match til din virksomhed. En lille bonus er, at et ERP-system altid vil have vækst med i ligningen, så du ikke skal bekymre dig om at nå grænsen for dit systems kapacitet.

 

ERP er hjertestarteren, der kan genoplive din virksomheds effektivitet

Kan du nikke genkendende til ét eller flere af de syv punkter?

I så fald tyder det på, at din virksomhed ikke har et optimalt software-setup. Det kan påvirke hverdagens arbejdsprocesser, men kan også være en kæmpe sten om benet i forhold til at imødekomme en eventuel fremtidig stigning i efterspørgslen.

Selvom du måske ikke står over for en investering i et ERP-system på nuværende tidspunkt, så håber vi, at du fremadrettet er opmærksom på tegnene. 

Lad ikke din software stå i vejen for at gribe fremtidige muligheder og begrænse væksten. 

 

Følg os her

%d bloggers like this: